Microsoft 365 e Google Workspace non sono uguali se i tuoi dipendenti lavorano da remoto
Scegliere tra Microsoft 365 e Google Workspace non è una questione di funzionalità: dipende da come lavora il tuo team, da dove lavora, e dai file che già avete accumulato in anni di attività.
Redazione
Consulenza Digitale Italia
Se sei alle prime armi con questa decisione, la risposta breve è: entrambe funzionano bene. La risposta lunga, quella che conta per scegliere, è che dipende da chi sei già.
Microsoft 365 e Google Workspace condividono ormai il 90% delle funzionalità di base: email, calendario, chat, videoconferenze, documenti condivisi, storage cloud. Eppure le aziende che migrano dall'uno all'altro dopo un anno capiscono, nel modo più scomodo, che la scelta non era indifferente.
Il problema che nessuno ti dice prima
Quando un'azienda valuta le due suite, di solito confronta le funzionalità su carta. Email con Microsoft Exchange vs Gmail. Teams vs Google Meet. SharePoint vs Google Drive. OneDrive vs Google Drive. Su carta, è quasi un pareggio.
Il vero discriminante non è in nessuna di quelle colonne. È nel patrimonio di file che l'azienda ha già accumulato.
Una PMI che lavora con file Word, Excel e PowerPoint da dieci anni ha un problema concreto se passa a Google: i file si aprono ma non sono mai del tutto corretti. Le formattazioni complesse si rompono. Le macro Excel non funzionano. I template aziendali richiedono ore di ricostruzione. Non è impossibile, ma ha un costo reale in termini di tempo e frustrazione.
Al contrario, un'azienda che partisse da zero troverebbe Google Workspace più immediato per la collaborazione in tempo reale, specialmente con team distribuiti in sedi diverse o in lavoro da remoto.
Cosa cambia davvero con il lavoro da remoto
La suite di collaborazione conta di più quando il team non si vede fisicamente ogni giorno. Due aspetti in particolare fanno la differenza.
La co-editing in tempo reale. Google Docs ha avuto questa funzione per anni prima che Microsoft la integrasse seriamente in Office Online. Oggi entrambe le piattaforme permettono a più persone di modificare lo stesso documento simultaneamente. Microsoft è però ancora superiore per i documenti complessi: una presentazione con animazioni elaborate o un foglio Excel con formule avanzate funzionano meglio nei client desktop di Office che in Google Slides o Google Sheets.
La ricerca. Google ha costruito il motore di ricerca migliore del mondo, e questa reputazione si riflette in Google Drive. Trovare un documento scritto tre anni fa su un argomento specifico è genuinamente più veloce in Google rispetto a SharePoint o OneDrive, dove l'esperienza di ricerca rimane macchinosa.
Microsoft 365: i casi in cui è la scelta ovvia
Ci sono situazioni in cui Microsoft 365 non è solo uguale ma chiaramente superiore.
Se l'azienda usa già un ERP o un CRM basato su Microsoft, come Dynamics 365 o Business Central, l'integrazione nativa con Outlook, Teams e SharePoint vale da sola la scelta. I dati si muovono tra i sistemi senza integrazioni custom costose.
Se il team lavora con file Excel complessi, con macro, pivot table avanzate, modelli finanziari: non esiste alternativa credibile alle app desktop di Microsoft Office. Google Sheets è ottimo per la collaborazione leggera, ma per chi usa Excel seriamente non è un sostituto.
Se l'azienda opera in settori con requisiti di compliance specifici (pubblica amministrazione, healthcare, financial services), Microsoft ha un ecosistema di certificazioni e controlli di sicurezza più maturo e documentato.
L'ecosistema di partner italiani per Microsoft 365 è molto più ampio di quello Google. Trovare un consulente che gestisca la migrazione o che supporti la configurazione di sicurezza avanzata è molto più semplice.
Google Workspace: quando ha più senso
Google funziona meglio in contesti diversi, spesso più comuni di quanto sembri.
Per un team che nasce già distribuito, senza una storia pregressa di file Office accumulati, Google Workspace è più semplice da adottare. L'onboarding è veloce, l'interfaccia è familiare per chi ha usato Gmail e Drive anche a livello personale.
Per le PMI del settore creativo, comunicazione, marketing: Google Docs, Slides e Sheets coprono la maggior parte dei bisogni, e l'integrazione con Google Analytics, Google Ads e altri strumenti Google è nativa.
Per le startup e le aziende giovani che non hanno legacy IT da gestire, Google ha un vantaggio di adozione. Le persone apprendono in pochi giorni, non settimane.
La domanda da fare prima di decidere
Prima di confrontare i prezzi o richiedere demo, la domanda giusta è una sola: il tuo team ha già una storia di file e processi costruiti attorno a Office, o è abbastanza giovane o leggero da poter adottare qualsiasi standard?
Se la risposta è che avete anni di file Word ed Excel che vivono in una rete condivisa, passare a Google ha un costo di transizione reale che va calcolato nel confronto economico. Se invece state partendo quasi da zero, o se il vostro lavoro produce principalmente documenti semplici e comunicazioni, il confronto è molto più aperto.
Chiunque vi dica che una è chiaramente meglio dell'altra senza conoscere il vostro contesto specifico sta semplificando troppo.
Per chi vuole valutare l'architettura IT complessiva, inclusa la scelta delle suite di produttività, un assessment dell'architettura tecnologica aiuta a prendere decisioni che tengono conto dell'intera infrastruttura, non solo di un singolo strumento.
Quanto costano davvero nel tempo
Il confronto economico corretto non si fa sui prezzi di listino ma sul costo totale di possesso.
Microsoft 365 Business Standard (12,50€/utente/mese) include le app desktop di Office, che da sole varrebbero 7-8€/utente/mese in una licenza standalone. Per chi già usa Office desktop, il risparmio è reale.
Google Workspace Business Standard (12€/utente/mese) non include app desktop native: si lavora nel browser o nelle app mobile. Il costo di migrazione da Office a Google, se l'azienda ha file legacy, va aggiunto al calcolo.
Per una PMI da 20 persone, la differenza di canone tra le due suite è di poche centinaia di euro all'anno. La differenza nei costi di migrazione e formazione può essere nell'ordine di migliaia.
Leggi anche:
Tag
Domande Frequenti
Quanto costa Microsoft 365 rispetto a Google Workspace?
Microsoft 365 Business Basic parte da circa 6€/utente/mese, Business Standard a 12,50€. Google Workspace Business Starter parte da 6€/utente/mese, Business Standard a 12€. I prezzi di listino sono simili, ma Microsoft 365 include la licenza desktop di Office (Word, Excel, PowerPoint) nei piani Standard, che da soli valgono diversi euro a utente al mese.
Si può migrare da Microsoft 365 a Google Workspace senza perdere i dati?
Tecnicamente sì, ma la migrazione è più complessa di quanto sembri. I file .docx, .xlsx e .pptx si aprono in Google ma spesso perdono la formattazione. Le macro Excel non funzionano in Google Sheets. I template aziendali vanno rifatti. Il problema più grande non è tecnico ma organizzativo: le persone devono ricominciare da capo con strumenti diversi.
Quale è meglio per un team che lavora prevalentemente in remoto?
Per un team nativamente remoto, Google Workspace è spesso la scelta più immediata perché è stato progettato per la collaborazione in cloud. Microsoft 365 ha recuperato molto con Teams e SharePoint Online, ma rimane ottimale per chi lavora con file Office pesanti e ha bisogno di funzionalità avanzate di Office desktop.
Approfondisci
Esplora tutti gli articoli dell'archivio su digitalizzazione e AI per le PMI.